Klubbregler

Oppdatert pr. 11.09.2018

Klubbregler

Høyland Edle Draaber & Cigar Selskab

Stiftet 16. juni 2006

Høyland Edle Draaber & Cigar Selskab (HEDCS) fokuserer på sosial hygge og faglig påfyll om edle draaber og sigar. HEDCS består av:

Sigbjørn Haugseng

Ove Gjertsen

Svein Torgersen

Charles Holst Sandnes

Poul Erik Jensen

Audun M. Wigestrand

Nils Ove Bokneberg

Are Wivestad

Atle Skretting

Vidar Haugland

Denne rekkefølgen representerer også møtevertskapsrekkefølgen som rulleres hver andre år.

1. Møtene: 

• Møteåret går fra September til Juni.

• Møtene avholdes etter oppsatt plan fortrinnsvis første fredag i September, November, Januar, Mars og Juni.

• Det skal være minimum 5 påmeldte medlemmer for at møtet arrangeres. Ved færre påmeldte, utsettes møtet.

• HEDCS møtet skal:

  •  starte med et klubbmøte som referatføres av neste vert. Møtet skal ikke vare lengre enn 1 time. Agendaen for møtet skal inneholde gjennomgang regnskap, websider, ordenregler, avvik og andre aktuell temaer. Møtet starter med gjennomgang av referat fra forrige møte. 

o   Referenten skal legge ut referatet på foreningens websider og sende det ut til alle medlemmene på mail innen 14 dager etter møtet er avholdt. Referatprotokoll skal medbringes til neste møte. gi faglig påfyll og smaking av edle draaber og sigar (frivillig), samtidig som det serveres enkel bevertning

• • inneholde vertens konkurranse (ca. 30 min)

  • bedømming og nytelse av kveldens edle draaber og for de som ønsker nytelse av sigar

  • God drøs

• Verten står ansvarlig for gjennomføring av alle aktiviteter i foregående punkt

• For kveldens edle draaber refunderer styret inntil kroner 2500,- mot kvittering.

• Det er referentens ansvar å oppdatere foreningens websider innen 14 dager etter møtet

• Endringer i klubbreglene vedtas i klubbmøte med simpelt flertall blant fremmøtte medlemmer

• Møtet kan med simpelt flertall ilegge avviksstraff for brudd på klubbregler eller statutter etter eget skjønn og for godt befinnende.

 2. Møteinnkalling og påmelding:

• Formann er ansvarlig for å sende skriftlig innkalling minimum14 dager før møtet

• Alle medlemmer er ansvarlig for å gi tilbakemelding om de deltar eller ikke innen 7 dager før møtet. Formann sender ut liste over påmeldte ved fristens utløp. Forsen tilbakemelding straffes med avvik.

• Dersom en blir forhindret fra å komme på møtet etter at en har bekreftet oppmøte, skal dette umiddelbart meldes til formann og verten

3. Medlemsavgift:

• Settes til kr 1500,- pr. år, og dekker:

  • edle draaber til møtet

  • gaver til avtroppende formann og årets konkurransevinner. Verdi på gavene settes til ca. 750,- pr. gave.

  • andre driftskostnader

• Kontigenten skal være innbetalt og vise på foreningens bankkonto innen 31. August hvert år.

• Eventuelt overskudd overføres til neste foreningsår, og skal benyttes til felles aktiviteter i HEDCS regi

• Bankansvarlig disponerer konto på vegne av styret. Bankkontakten disponerer denne alene.

4. Formanns og nestformann vervet:

• Alle medlemmene skal i løpet av en 10 års periode være formann og nestformann i et foreningsår

• Formann og nestformann utgjør HEDCS styre og representerer HEDCS utad og fungerer som koordinator innad

• Nestformannen er formannens stedsfortreder.

• Bankansvarlig utfører banktransaksjoner og oversender transaksjonsoversikter til styret. 

5. Utmelding/permisjon/eksklusjon:

• Medlemmene står fritt til å melde seg ut av HEDCS til enhver tid

• Medlemmene står fritt til å søke styret og foreningen om permisjon. Permisjonssøknaden stiles til styret og skal være saklig begrunnet. Søknaden behandles på første etterfølgende HEDCS møte

• Ved alvorlige forseelser som skader HEDCS renommé, kan foreningen velge å ekskludere medlemmet/ene som forårsaket forseelsen

• Ved gjentatt manglende oppmøte på møtene uten saklig/gyldig fravær, kan foreningen velge å ekskludere medlemmet/ene som forårsaket forseelsen

• For å ekskludere et eller flere medlemmer må det være et simpelt flertall blant de resterende medlemmene for å gjennomføre ekskluderingen

• Ved utmelding/eksklusjon åpnes det for å ta inn nye medlemmer, men HEDCS kan til enhver tid kun ha maksimalt 10 medlemmer

• Det kreves simpelt flertall blant eksisterende medlemmer for å gjennomføre opptaket av nye medlemmer